Leasing maszyn – wymagane dokumenty dla JDG, spółek, nowych firm i rolników

Jakie dokumenty są potrzebne do leasingu maszyny?

Lista dokumentów do leasingu maszyny składa się z dwóch części. Pierwsza jest uniwersalna i dotyczy każdej firmy: identyfikuje Ciebie, Twój biznes i finansowany sprzęt. Druga to dokumenty finansowe, na podstawie których leasingodawca ocenia, czy firma udźwignie raty. Ta część różni się w zależności od formy prawnej, sposobu rozliczania podatków i stażu działalności.

Warto pamiętać, że każda firma leasingowa ma własne procedury, a poniższe zestawienia opisują typowy zakres. Leasingodawca może poprosić o dodatkowe dokumenty, zwłaszcza przy wyższych kwotach lub nietypowych maszynach.

Dokumenty podstawowe – wymagane od każdej firmy

• Wniosek leasingowy – formularz z danymi firmy, opisem maszyny i proponowanymi warunkami (opłata wstępna, okres, wykup).
• Oferta lub faktura proforma od dostawcy – z ceną netto, specyfikacją, rokiem produkcji, a przy maszynie używanej także numerem seryjnym.
• Dowód osobisty osoby lub osób reprezentujących firmę (często także drugi dokument tożsamości).
• Dane rejestrowe – wpis do CEIDG lub KRS, NIP, REGON; leasingodawca zwykle pobiera je sam z rejestrów publicznych.
• Zgody i oświadczenia – na weryfikację w bazach kredytowych i gospodarczych oraz oświadczenia o zobowiązaniach.

Przy niższych kwotach finansowania i firmach z kilkuletnią historią to często wszystko, czego potrzeba. Wiele firm leasingowych prowadzi wtedy tzw. procedurę uproszczoną, opartą na oświadczeniach i weryfikacji w bazach. Cały proces opisaliśmy w poradniku jak wziąć maszynę w leasing krok po kroku.

Dokumenty finansowe – zestawienie dla różnych typów firm

Poniższa tabela pokazuje typowy zakres dokumentów finansowych przy finansowaniu powyżej progów uproszczonych. Konkretne wymagania ustala firma leasingowa.

JDG rozliczająca się na KPiR

Jednoosobowa działalność gospodarcza prowadząca księgę przychodów i rozchodów jest dla leasingodawcy stosunkowo przejrzysta, bo z KPiR wynika zarówno przychód, jak i dochód. Typowo firma leasingowa poprosi o roczne zeznanie podatkowe (PIT-36 przy skali lub PIT-36L przy podatku liniowym) oraz o dane za bieżący rok – zestawienie z KPiR lub wydruk z programu księgowego.

Analityk patrzy przede wszystkim na dochód, jego stabilność i na to, czy nowa rata zmieści się obok dotychczasowych zobowiązań. Jeśli w poprzednim roku firma wykazała niski dochód z powodu dużych inwestycji, warto to wyjaśnić w krótkim komentarzu do wniosku. Więcej o specyfice jednoosobowych firm piszemy w artykule leasing maszyn dla JDG.

JDG na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych

Przy ryczałcie nie ma ewidencji kosztów, więc leasingodawca widzi przychód, ale nie widzi dochodu. Dlatego oprócz PIT-28 i ewidencji przychodów może poprosić o wyciągi z rachunku firmowego za kilka ostatnich miesięcy, które pokażą regularność wpływów i bieżące obciążenia.

Firmy leasingowe stosują przy ryczałcie różne metody szacowania dochodu, np. przyjmując założoną rentowność dla danej branży. W praktyce przedsiębiorca na ryczałcie z wysokimi, regularnymi przychodami ma zwykle dobrą zdolność. Osobną kwestią jest opłacalność podatkowa leasingu przy ryczałcie – opisujemy ją w tekście leasing maszyn na ryczałcie.

Spółki z pełną księgowością

Spółki prowadzące księgi rachunkowe przedstawiają dokumenty, które pozwalają ocenić nie tylko wynik, ale i strukturę bilansu: zadłużenie, kapitał własny, należności i płynność. Standardowy zestaw to roczne sprawozdanie finansowe (bilans i rachunek zysków i strat), zeznanie CIT-8 oraz bieżące dane za rok obrotowy, np. sprawozdanie F-01 lub wydruk bilansu i RZiS z systemu księgowego.

W przypadku spółek osobowych i spółek z o.o. leasingodawca może dodatkowo poprosić o umowę spółki, informację o wspólnikach i ich zaangażowaniu, a czasem o poręczenie wekslowe członka zarządu lub wspólnika. Przy dużych transakcjach, np. finansowaniu linii produkcyjnej, mogą być potrzebne prognozy finansowe lub opis projektu inwestycyjnego.

Nowe firmy – co zamiast historii finansowej?

Firma działająca krócej niż kilka miesięcy nie ma rocznych zeznań ani sprawozdań, dlatego leasingodawca ocenia inne czynniki. Liczy się doświadczenie właściciela w branży, posiadane zlecenia lub umowy z klientami, płynność finansowanej maszyny oraz wysokość wpłaty własnej.

• dokumenty potwierdzające doświadczenie: świadectwa pracy, CV, uprawnienia, referencje,
• umowy, zamówienia lub listy intencyjne od przyszłych klientów,
• krótki opis działalności lub biznesplan z prognozą przychodów,
• wyciągi bankowe za okres działalności,
• przy przejęciu działalności po rodzinie lub przekształceniu – dokumenty poprzedniej firmy.

Niektórzy leasingodawcy mają osobne programy dla start-upów, z wyższą opłatą wstępną lub limitem kwoty. Szczegóły znajdziesz na stronie leasing maszyn dla nowych firm.

Rolnicy i gospodarstwa rolne

Rolnik prowadzący gospodarstwo bez działalności gospodarczej nie ma KPiR ani sprawozdań, dlatego jego sytuację finansową dokumentują inne dokumenty. Typowy zestaw obejmuje:

• nakaz płatniczy podatku rolnego za bieżący rok (potwierdza areał i własność gruntów),
• numer producenta rolnego nadany przez ARiMR (numer identyfikacyjny),
• informację o areale gruntów własnych i dzierżawionych, ewentualnie umowy dzierżawy,
• wniosek o dopłaty bezpośrednie lub decyzję o przyznaniu płatności,
• przy produkcji zwierzęcej – informacje o stadzie, przy uprawach kontraktowych – umowy z odbiorcami.

Istotna jest też forma rozliczania VAT. Rolnik ryczałtowy może korzystać z leasingu, ale nie odlicza VAT z rat, więc efekt ekonomiczny umowy jest inny niż u czynnego podatnika VAT. Rozwijamy ten temat w artykule rolnik ryczałtowy a leasing, a ofertę dla gospodarstw znajdziesz w Avanti Finance w sekcji leasing dla rolnictwa.

Dokumenty dotyczące maszyny – nowej i używanej

Oprócz dokumentów firmy leasingodawca potrzebuje informacji o samym przedmiocie. Przy maszynie nowej zwykle wystarczy oferta dealera. Przy maszynie używanej zakres rośnie: firma leasingowa może poprosić o zdjęcia, numer seryjny, potwierdzenie liczby motogodzin, dokumenty pochodzenia, a przy wyższych kwotach lub starszym sprzęcie – o wycenę rzeczoznawcy.

Jak przyspieszyć weryfikację dokumentów?

Jeśli zależy Ci na wygodzie, wiele formalności załatwisz zdalnie – sprawdź, jak działa leasing online w Avanti Finance.

Najczęstsze braki, które opóźniają decyzję

W praktyce wnioski rzadko są odrzucane z powodu samych dokumentów, ale często utykają w oczekiwaniu na uzupełnienia. Najczęściej brakuje danych za bieżący okres – przedsiębiorca dostarcza zeznanie roczne, ale nie dołącza wyników z ostatnich miesięcy. Drugim typowym problemem jest nieczytelny skan lub dokument bez podpisu.

Kolejna kwestia to niespójności: inna nazwa firmy lub adres w ofercie dostawcy niż w rejestrze, rozbieżna cena netto we wniosku i w proformie albo brak numeru seryjnego używanej maszyny. Analityk musi wówczas wrócić z pytaniami, a każda taka runda to dzień lub dwa opóźnienia. Warto też od razu poinformować o współmałżonku, jeśli leasingodawca będzie wymagał jego zgody na zaciągnięcie zobowiązania lub poręczenie weksla – w wielu firmach to standard przy JDG.

Dlaczego warto skorzystać z brokera przy kompletowaniu dokumentów?

Każda firma leasingowa ma nieco inną listę wymagań i inne progi procedur uproszczonych. Broker zna te różnice i może od razu wskazać leasingodawców, u których Twój zestaw dokumentów wystarczy. Avanti Finance, niezależny broker z Krakowa działający od 2014 roku, pomaga skompletować wniosek i porównać oferty leasingu maszyn i urządzeń u wielu leasingodawców – bezpłatnie dla klienta. W razie pytań możesz też skontaktować się z doradcą.